Je connais l’histoire de plusieurs entreprises qui ont adopté cette technique de travail et ça marche.
Pour la petite histoire depuis début d’année 2019 ( il y a 14 mois), je travaille avec le web entrepreneur français Ling-En Hsia. Je n’ai pas encore été France et lui n’est pas encore venu au Mali.
Comment on arrive à travailler pendant 14 mois avec quelqu’un qu’on a jamais vu ?
Quelques conseils pour mieux travailler à distance.
Oui, je sais que ça peut paraître fou. Mais si vous êtes dans le milieu du web entrepreneuriat, vous devez savoir que c’est possible.
Il faut :
Avoir les bons outils de collaboration
Aujourd’hui, avec les nouvelles technologies, ont peut trouver facilement des outils de travail adaptés à nos besoins. Dans cet article, je partage avec vous ce que j’ai déjà utilisé et en fonction des besoins.
Avoir un bon espace de travail :
C’est mon plus gros défis actuellement. J’ai fait mes deux premiers mois de télétravail à la maison. Ce qui n’est pas facile.
D’abord il faut se préparer mentalement. Savoir que même si on est à la maison, qu’on travaille. Il faut comprendre aussi à notre entourage que nous sommes en train de travailler.
Cela nous permet d’éviter les interruptions et nous concentrer sur les tâches à faire. Dans votre travail, vous devez avoir des ressources comme :
- Un bloc-notes, un crayon et un stylo pour noter certains éléments de vos échanges avec vos collaborateurs.
- Avoir des écouteurs pour écouter des musiques qui vous permet d’ignorer les bruits autour de vous. Ces écouteurs vous permettent aussi d’avoir une bonne qualité de son lors de vos vidéoconférences.
- Des lumières pour avoir une bonne qualité de vidéo lors de vos appels.
Définir les horaires de travail
Si vous vous intéressez aux techniques de productivité, vous devriez savoir que le temps est un aspect important dans la productivité. Vous devez être stricte envers vous et votre entourage.
Aussi, les décalages horaires peuvent être des problèmes au début. Il faut s’adapter aux heures des autres membres de l’équipe avec qui vous travaillez.
Par exemple, au Mali (UTC : Temps Universel Coordonné ), nous avons 1 heure et parfois 2 heures de décalage d’horaire avec la France ( HEC: Heure d’Europe Centrale). Cela peut souvent amener des confusions. Pour remédier à cela, vous devez travailler avec un seul fuseau horaires, celui où se trouve l’entreprise ou la majeur partie des employés.
Cela vous permettra de respecter les horaires de travail. Une fois cela réglé, vous devez savoir que vous travaillez à distance et que votre correspondant attend quelque chose de vous à la fin de la journée.
Avoir un rôle et des tâches bien précis
J’avoue, c’est parfois pas facile pour les dirigeants de faire ça. Déterminé chaque jour ou chaque semaine ce que chacun doit faire mot par mot. Si vous êtes freelance, travailleur indépendant, c’est encore pire.
Cependant, chaque membre de l’équipe doit avoir un rôle bien défini.
La définition des tâches et le rôle dans le télétravail permet à chacun d’avoir une certaine pression dans l’exécution de sa tâche au sein de l’équipe et aussi d’avoir une certaines aisance à faire bien les tâches qui lui sont confiées, parce qu’il travaille dans sa zone de génie.
Les outils pour travailler à distance
Comme je l’ai dit plus haut, de nos jours, il y a des milliers d’outils qu’on peut trouver sur internet pour travailler à distance. Je vais partager avec vous des outils que j’ai déjà utilisé dans mon travail d’assistant virtuel.
Les outils d’appel vidéo :
Étant donné que vous travaillez à distance, vous avez besoin de ces outils pour faire vos réunions, avoir des avis directs des autres collaborateurs sur vos tâches. Parmi les outils de Vidéoconférence que j’utilise je peux citer :
Zoom
Zoom est une application d’appel de groupe avec une qualité incroyablement bonne de la vidéo. Il est facile à utiliser.
Pendant les réunions à distance et le tchat vidéo, vous pouvez enregistrer intégralement tous les appels. Vous pouvez partager votre écran avec des équipes pour discuter sur des sujets en live.
En dehors de l’équipe, vous pouvez utiliser zoom pour les webinaires, support d’accompagnement ou des sessions stratégiques.
Autres outils que j’utilise :
Google meet :
C’est l’outil que nous utilisons pour nos réunions. Je l’utilise aussi pour des sessions d’accompagnement technique avec des clients. Il n’a pas besoin d’être installé sur un ordinateur pour être utilisé.
Skype :
Un outil “classique” très connu pour les appels vidéos. Je l’utilise rarement. Il a presque les mêmes fonctionnalités que les deux premiers.
Les Outils de stockage en ligne
Ces outils permettent de partager des fichiers. Ils facilitent le stockage et la collaboration cloud à distance.
Google Drive
C’est une plate-forme de stockage en ligne pour conserver tous vos fichiers dans un emplacement sécurisé et centralisé. Les travailleurs distants peuvent stocker et partager facilement des documents de textes, de présentation et des fichiers Excel .
Il peut être utilisé pour générer des rapports sur les mesures hebdomadaires. De plus, les fichiers Google Drive peuvent être synchronisés sur tous les appareils, afin que les utilisateurs puissent les consulter et les mettre à jour de n’importe où.
Dropbox
Cet outil permet le partage de fichiers volumineux par email. Les travailleurs à distance peuvent facilement synchroniser, partager et collaborer sur des documents.
Il permet de partager de gros fichiers – Powerpoint, Photoshop etc, avec n’importe qui.
Les outils de discussions à distance en équipe :
Oui, ce sont bien des discussions que je parle. Pour travailler à distance, on ne peut pas rester connecter toute la journée sur des outils d’appel vidéo.
Donc, il faut des outils qui permettent d’envoyer des message vocaux ou écrits à nos collaborateurs.
Parmis ces outils nous avons :
Slack :
Je pense qu’il est l’un des plus utilisés actuellement. C’est un espace numérique qui facilite la communication dans l’équipe. Il permet de partager des idées et des commentaires en temps réel afin d’avancer rapidement sur les tâches.
Vous pouvez avoir toutes vos communications d’équipe en un seul endroit. Sa fonctionnalité de chaînes de discussions permet d’avoir des sections de discussions pour chaque projet.
Slack propose des applications compatibles avec Mac, windows, iOS et Android.
Workplace by Facebook :
Je n’ai pas encore testé cet outil que j’ai découvert sur Youtube.
C’est un outil de Facebook, une plate-forme de collaboration d’équipe qui comprend des fonctionnalités de messagerie, d’appel vocal et vidéo et de flux d’actualités pour aider les équipes à travailler ensemble plus efficacement.
Les outils de gestion de projet et de productivité :
Ce sont des outils qui vous permettent de Travailler sur des projets. Sachant que sur un projet, plusieurs membres de l’équipe à distance peuvent y travailler.
Ils permettent d’assigner des tâches à chaque membre en fonction de son rôle dans l’exécution de la tâche.
Parmi ces outils il nous avons :
Todoist
Todoist est fait pour vous si vous recherchez un aperçu de l’organisation des tâches de vos équipes distantes.
C’est l’un des premiers outils de productivité que j’ai utilisé pour mon rôle d’assistant Virtuel. Il fournit toutes les fonctionnalités de base qui incluent des tâches, des sous-tâches, vous permettant de créer des projets, d’ajouter des notes et d’importer des fichiers, de définir des rappels, des indicateurs et un graphique de productivité.
D’autres outils :
Asana
C’est l’outil que j’utilise maintenant dans ma collaboration avec Ling-En Hsia. Je le trouve particulièrement efficace pour le télétravail en raison de toutes les options disponibles pour gérer et suivre les tâches.
Bonus
Pour votre organisation personnel, vous pour regarder cette vidéo. Je partage avec vous deux outils que j’utilise pour mon planning de la semaine en tant qu’assistant virtuel et consultant.
Conclusion
De nos jours, c’est facile d’adopter le télétravail. Il peut réduire les dépenses d’une entreprise et permet à n’importe de travailler de n’importe où avec n’importe qui.
Il y a plusieurs outils que je n’ai pas abordé dans cet article. Si vous avez des outils à partager nous , vous pour laisser un commentaire.
J’ai hâte de voir votre avis en commentaire après la lecture de ce texte.
